PROMEMORIA per l’organizzazione della Festa BAC
PROMEMORIA
per l’organizzazione della Festa BAC
- Il luogo
Tradizionalmente la serata si svolge alle Ville Ponti, per una ovvia disponibilità di spazio. Di solito i partecipanti non sono mai meno di 350, e la Villa Ponti è l’unico luogo in città che possa ospitare un così alto numero di persone sedute, nonché altrettante automobili nel parcheggio.
La Villa viene prenotata di anno in anno, non appena viene reso noto il calendario del successivo anno scolastico: è buona regola che chi organizza la festa effettui già la prenotazione per la festa BAC dell’anno successivo.
Le sale necessarie si prenotano versando una caparra del 30% tramite bonifico bancario, di solito entro il mese di Gennaio. A seconda del numero di partecipanti – studenti e familiari stretti — saranno necessarie soltanto le sale al piano terra o anche quelle del primo piano, e in funzione di tale numero si può scegliere tra cena servita ai tavoli o cena a buffet, che comporta una quota ristretta di posti a sedere. Ad ogni modo, per cautelarsi da eventuale maltempo, si prenota sempre anche il primo piano, e ovviamente il costo di queste sale viene inserito nel budget di spesa fin da subito.
E’ importante quindi avere chiaro fin dall’inizio il numero di partecipanti, che da solo spesso determina la scelta della soluzione.
I tavoli utilizzati sono da 10 o 12 coperti, e le diverse sale della Villa hanno capienze diverse.
Il contatto di riferimento per Villa Ponti é:
Lorenza Scaramuzzi, tel. 0332.235739 — 239130 Scaramuzzi@va.camcom.it
- La festa
Si compone di tre momenti distinti. Il primo è l’aperitivo, che viene servito nel giardino, aperto a chiunque voglia partecipare; a questo segue la cena, riservata agli studenti e alle loro famiglie, nelle sale della Villa; dopo cena i ragazzi hanno il loro disco-party, che può essere all’aperto nel giardino o all’interno – ultimo piano – dove hanno a disposizione il bar con birra e bibite, e dove vengono raggiunti da amici esterni e studenti delle altre classi.
Seguendo questo schema, il costo della serata sarà diversificato: il costo del biglietto intero copre tutte e tre i momenti, mentre per chi partecipa solo all’aperitivo e chi solo al disco-party il prezzo del biglietto sarà molto inferiore.
- Il catering
Si può scegliere liberamente la società di catering cui affidare l‘organizzazione, ma va detto che, in caso di ditte esterne, l‘amministrazione della Villa chiederà una cifra aggiuntiva per il noleggio delle cucine. Ovviamente, in tal caso la quota di noleggio delle strutture può essere a carico dell’organizzazione o anche della ditta prescelta.
La Villa ha comunque una specifica ditta di riferimento per il catering, che ha realizzato in passato molte edizioni della festa, e ne ha quindi una buona esperienza. Gli ultimi due anni, il catering è stato comunque affidato a Ditte nuove.
Qualsiasi soluzione venga scelta per la festa, è importante prevedere una sistemazione alternativa in caso di maltempo, sia per la cena sia per l’aperitivo, e tenere conto di eventuali esigenze alimentari (allergie, intolleranze, vegetariani/vegani), e logistiche (carrozzine, seggioloni, ecc.).
Ecco alcuni contatti di riferimento per il catering:
MOVIDA Catering – ditta esterna
Barbara, tel. 0332.743240
EUROPARTY srl – ditta interna
Alberto Galimberti, tel. 0362.503489, cell.335.6246071
- La vigilanza
La Villa Ponti dispone di un proprio servizio di vigilanza, presente durante la serata al fine di garantirne il tranquillo svolgimento, che rappresenta una voce di spesa irrinunciabile.
Al servizio di vigilanza della Villa normalmente si richiede di gestire l’arrivo delle automobili ed il relativo parcheggio, che sarà dislocato in zona separata per quegli ospiti che partecipano soltanto all’aperitivo. Altra incombenza importante è quella di controllare periodicamente l’efficienza delle toilettes, che con tanti invitati sono molto utilizzate e debbono essere sempre operative e pulite.
Con gli anni, è risultato vantaggioso mettere a disposizione nei bagni alcuni dispositivi repellenti per le zanzare!
Inoltre, è consuetudine dell’organizzazione coinvolgere anche le guardie della VCV che fanno servizio a scuola, in particolare per avere un maggiore controllo all’ingresso, particolarmente per il dopocena, così da evitare infiltrazioni di persone estranee o non invitate. A tale scopo, è importante consegnare al vigilante una lista degli invitati, in ordine alfabetico, sia per l’orario di inizio della festa che per il successivo dopocena, così che si possa controllare l’effettiva autorizzazione all’entrata.
VCV – Vigilanza Città di Varese
0332.241000
- L’assicurazione
La Villa è ovviamente assicurata per eventuali danni a persone e cose che potrebbero verificarsi durante la serata, ma di solito si provvede a stipulare una polizza di responsabilità civile dell’organizzazione nei confronti della Villa, ad esempio rottura di vetri o di mobili, suppellettili, ecc.
Questa assicurazione ha validità esclusiva per la serata, e viene intestata all’ Associazione Genitori, rappresentata dai delegati che si occupano della serata: è quindi necessario fornire il nome e il codice fiscale di un delegato per ciascuna sezione linguistica.
Anche qui, normalmente ci si appoggia ad un broker di fiducia, che ha già tutti gli estremi, e al quale servono solo la data precisa e i nominativi, da fornire al più tardi un mese prima della data dell’evento.
I contatti di riferimento per l’assicurazione sono:
Alberto Sangiani, RP Broker spa, via Carrobbio 15, Varese,
tel.0332.831595
IFC Srl, piazza Monte Grappa 12, Varese, Tel. 0332.832011
- Open bar
Dopo la cena, i ragazzi si trasferiscono di nuovo in giardino – o al secondo piano della Villa in caso di maltempo -, dove si trova una grande sala predisposta per il ballo, e dove si organizza un bar con birra e soft drink. Questa voce può anche essere affidata al catering, pagando quindi una quota a persona, ma più spesso si e preferito lasciare la gestione ai genitori: si tratta quindi di acquistare le bevande e metterle in fresco nelle celle della Villa dal giorno precedente la festa.
Per quanto riguarda la birra, si può decidere se servirla ad inizio serata, durante l’aperitivo, o più tardi al disco-party; si può contattare un fornitore di birra, spesso tramite qualche genitore che lavora o ha conoscenze con le ditte produttrici, oppure affidarsi al catering. Questo può mettere a disposizione una o più persone per il servizio al bar, oppure si può affidare il compito a qualche studente volontario che si senta in grado di gestirlo.
- DJ e diritti SIAE
Come in tutte le feste private in cui si faccia uso di musica, si devono pagare i diritti alla SIAE. La cifra varia in ragione del tipo di intrattenimento, se con dj o senza, e in ragione del numero di partecipanti: di solito si dichiarano un centinaio di persone, perché prevalentemente sono solo i ragazzi che ballano, anche per contenere i costi. La cifra dovuta per intrattenimento privato con musica e ballo per 100 persone a Villa Ponti è attualmente di circa Euro 238,80, e la richiesta va presentata agli uffici SIAE nel mese in cui si svolge la serata, quindi non prima del 1 luglio.
Per quanto riguarda il DJ, di solito sono i ragazzi che frequentano le discoteche a suggerire un nominativo, e il compenso può quindi variare; comunque, il dj si occupa di portare il suo materiale e di allestire la sala come preferisce: gli organizzatori devono fornirgli il modulo da compilare con i suoi dati e la scaletta musicale, che andrà restituito agli uffici SIAE entro la settimana successiva alla festa.
SIAE – ufficio di Varese
via Staurenghi 24, Varese, tel. 0332.285286
- L’ allestimento
Si può concordare con il catering anche la decorazione dei tavoli e della Villa, ma in questo modo la spesa può essere rilevante, e quindi si preferisce solitamente contattare fioristi esterni, dai quali spuntare un buon prezzo, se non addirittura fare da sé. Ovviamente, le decorazioni cambiano a seconda della soluzione scelta per la cena: invitati seduti avranno un centrotavola per ogni tavolo, mentre per la soluzione in piedi si dovranno prevedere allestimenti più grandi per i buffet e qualche centrotavola per i posti a sedere.
Nella voce “fiori” tradizionalmente sono inclusi anche gli eventuali bouquets da offrire ai professori principali, durante la cerimonia della consegna dei diplomi a scuola: questa è una scelta che può essere fatta liberamente, e non è obbligatoria. In caso, bisogna però tener presente che i tempi di consegna devono essere separati, i bouquet servono il sabato mattina entro le 11.00, mentre i centrotavola vanno consegnati in Villa in tempo per l’allestimento dei tavoli, di solito dopo le 15.00. In caso di insegnanti uomini, si sostituisce il mazzo di fiori con una bottiglia di vino.
Analogamente, si possono utilizzare fiaccole per l’esterno, o candele per i tavoli, e anche questa voce si può includere o meno nel catering.
Fiorista DI ROSA IN ROSA, via G.Borghi 35, Biandronno, VA, tel.0332.7666270
Fiorista CELLINI, via Veratti 11, Varese, tel.0332.232502
Cereria Bianchi, via XXV Aprile 40, Daverio, VA www.cereriabianchi.it
Fiori ed Eventi BIANCOSPINO, Via dell’Olmo 16, Sesto Calende, tel. 0331 924224
- Le fotografie
Il servizio si compone di due momenti: le fotografie/video della consegna dei diplomi al mattino e quelle della serata a Villa Ponti (scatti di ciascuna famiglia e foto di gruppo).
Il fotografo professionista offre senz’altro un servizio di qualità: va richiesto un preventivo accurato che comprenda gli scatti e il prodotto finale.E’ importante stabilire in anticipo quali scatti si vogliono (tutti i tavoli, o solo panoramiche delle sale, le foto dei diplomati con famiglia, le foto del gruppo totale, le foto delle singole classi, etc.), ed anche il supporto su cui ricevere il prodotto (chiavetta, dvd o altro).
Gabriele Lodi Pasini – fotografo
Gabriele.lodipasini@gmail.com
- Gli inviti
Sono necessari inviti per la cena, per l’aperitivo e per il disco-party, e soprattutto per queste ultime due occasioni è bene avere un elenco nominativo, da consegnare alle guardie al cancello per sicurezza: l’invito stampato è di regola necessario, va mostrato al cancello per accedere alla Villa.
Sull’invito alla cena sono di regola stampati i nomi di tutti gli studenti diplomati, che invitano alla festa, mentre gli altri due cartoncini hanno solo la data, il luogo e l’ora. II design dell’invito è a scelta, di solito è il motto che i ragazzi scelgono per il loro BAC e il più delle volte la realizzazione è affidata a qualche studente capace e volenteroso. Gli inviti vengono stampati in ragione di uno per famiglia, mentre per aperitivo e disco se ne stampa un quantitativo minore.
Di norma, i professori hanno piacere di salutare i ragazzi all’aperitivo in giardino, e ciascuna sezione può decidere in autonomia, se far pagare loro la quota di partecipazione o se offrirla a spese dei ragazzi. Questi biglietti vengono venduti nelle ultime settimane di scuola, dai ragazzi o dai delegati di ciascuna sezione, o da un unico incaricato se di buona volontà….previa affissione in bacheca di un contatto telefonico o di posta.
Cartoleria TECNOLIBRO
Via Giuseppe di Vittorio, 33 – Vergiate, tel. 0331 947497
- La raccolta delle quote e i pagamenti
Da alcuni anni l’Associazione dei Genitori mette a disposizione del Comitato organizzatore della festa BAC un conto corrente esclusivamente dedicato, sul quale le famiglie versano la quota di partecipazione e dal quale vengono effettuati i pagamenti dei servizi: questa soluzione è di grande praticità, garantisce la trasparenza della gestione contabile ed evita ai singoli organizzatori un cospicuo transito di ingenti somme di denaro nei conti correnti personali. Per motivi fiscali e soprattutto legali, le famiglie che pagano tramite bonifico usando tale conto devono obbligatoriamente essere socie dell’AGSEV per l’anno in corso.
All’inizio dei lavori di organizzazione il Comitato sceglierà due Tesorieri che una volta svolte tutte le pratiche necessarie si recheranno in Banca (Filiale BNL di Ispra) per il deposito della propria firma, così da poter operare e gestire i pagamenti.
I genitori/organizzatori si fanno carico di raccogliere le quote di partecipazione, informando i genitori sulle motivazioni per la necessità dell’iscrizione all’Associazione dei genitori e ciascuno per la propria sezione linguistica: si può decidere di suddividere il pagamento in due tranches -acconto e saldo-oppure in unica soluzione.
- Acconto+saldo
Una volta stabilito il costo totale finale, si decide una data per il pagamento e si avvertono le famiglie. In caso di doppio pagamento, è bene chiedere come anticipo un buon 60% della cifra finale, che può essere versata in contanti, assegno bancario intestato ad Associazione dei Genitori Scuola Europea di Varese, o bonifico bancario sul conto dell’AGSEV, con il nome della famiglia e l’importo di anticipo BAC per il relativo numero di persone. Analogamente si procederà per il saldo.
L’anticipo viene raccolto in gennaio, dopo le vacanze di Natale, e versato sul conto dell’AGSEV, da cui poi partiranno i bonifici per il pagamento della Villa e del catering. Il saldo delle quote si raccoglie in maggio, e il comitato organizzatore lo trattiene e lo utilizza per le spese dell’ultima fase, come fiori, bevande, assicurazione, SIAE, etc.: anche per il saldo si rilascia la ricevuta, e possibilmente nello stesso momento anche il cartoncino dell’invito.
- Unica soluzione
Poiché all’inizio della gestione il conto corrente AGSEV non ha liquidi sufficienti, appena chiarito il costo indicativo del biglietto finale le delegate organizzatrici versano in anticipo la loro quota per la famiglia, così da creare un fondo di cassa sufficiente a pagare la caparra per il noleggio della Villa Ponti, unica spesa da fare veramente prima dell’evento.
- Articolo per il Magazine AGSEV
È ormai tradizione degli ultimi anni che venga pubblicata nel Magazine AGSEV una foto della festa, l’elenco dei ragazzi che hanno conseguito il BAC e un breve resoconto della serata. A questo scopo basta che un genitore, di solito chi si occupa delle fotografie, se ne prenda carico e contatti l’ufficio AGSEV di Ispra, Tel. 0332 – 789432.
